WMSA LOGÍSTICA

Blog sobre Logistica, Transporte e Armazenagem

Integração Sistemática

Pensando em um sistema de integração em seu CD? Veja algumas dicas. Pensar em

integração de sistemas pode ser assustador. O processo de reunir múltiplas tecnologias pressupõe

tempo e recursos… e, claro, riscos. O objetivo é conectar cada uma das peças e formar um

sistema único. O sucesso do projeto, e até de sua carreira, depende do bom resultado de

sua implementação. Aqui vale o termo “falhar não é uma opção”, assim como no projeto Apollo

XIII da NASA. Então, apresentamos alguns conselhos:

1. Obtenha o valor de investimento: este tipo de investimento requer suporte da

alta administração, visto que envolve diversas áreas, como: vendas, operações, manufatura,

TI, etc. O que requer uma orquestração quanto às expectativas, bem como orientar os interesses

da empresa como um todo, e não apenas deste ou daquele departamento em especial.

Mas o ponto aqui não é exatamente apenas a relação com as questões de estratégias,

táticas e relacionamentos interdepartamentais. O foco é o recurso necessário para completar o projeto,

tanto em termos de horizonte de tempo, como recursos humanos e financeiros para

a implementação. Decisões de redefinir escopo e simplificações por conta de orçamento mal

dimensionados são verdadeiros desastres.

2. Planeje com contingências: apesar de parecer óbvio, é comum projetos desenvolvidos

com base no “mundo ideal”, sem considerarem qualquer desvio de rota ou problemas potenciais.

O segredo desta etapa está no planejamento, e não na execução. Quanto mais tempo dedicamos

ao planejamento, mais robusto e consistente este deve estar. Riscos, como mitigá-los, planos de

contingências, etc., tudo considerado. Note que quanto mais tempo temos para a atividade de

planejamento, melhor será seu resultado. Postergar o início de um projeto/estudo pode ser um

grande problema a ser administrado futuramente. É certo que temos expectativas de pronta

resposta, de tomada de decisões, e tudo mais, mas precipitar é mais crítico do que você pode

imaginar.

3. Desenvolva um cronograma realista: encurtar prazos é outro risco desnecessário.

De uma forma imediata ele compromete a fase de planejamento e muito provavelmente

demonstrará um outro risco: de que não temos muito tempo e possivelmente faltará também

recursos físicos e financeiros para o projeto de integração.

O ponto aqui não é exclusivamente sobre a pressão por redução de tempo, mas também o

cuidado para não acreditarmos tanto nos imprevistos, problemas e tudo que nos leva a alargarmos

demais o prazo do projeto, desde o planejamento até sua implementação. Neste particular, o fato de

as premissas irem se ajustando, as referências se modificando e as tendências alteradas fará com que

seu projeto seja realmente sem fim. Vamos reavaliando em uma frequência, que passamos as

reuniões de concepção para validação de dados e cenários, e então o projeto entra em um

“looping”, uma espiral sem fim, e que se arrastará por muito tempo…

4. Forme a equipe correta: em um projeto de integração, um dos primeiros passos é definir a equipe de

trabalho, a função de cada um e o compromisso para com a implementação. Ainda, questões

como autoridade devem ser estabelecidas. Como dito anteriormente, integração

pressupõe envolvimento de várias áreas, então estabelecer quem será o responsável pelo

projeto e quem irá gerenciá-lo pode ser uma questão fundamental. Algumas empresas mais

estruturadas possuem uma equipe e escritório de projetos (PMO – Project Management

Office) com isenção e imparcialidade na condução do projeto, com foco em atendimento do

escopo, prazos, orçamentos, metas, etc. Outra alternativa é contratar uma empresa de

terceira parte para gerenciar o projeto e conduzir para o sucesso.

5. Comunicação constante: especialmente importante para a manutenção dos prazos,

reuniões frequentes para feedback, não apenas dos diretamente envolvidos, mas de

outras partes interessadas (stakeholders), é outro ponto de atenção em seu projeto de

integração. Note que a informação a tempo e precisa assegura a boa decisão no caso de

correções e oportunidades.

6. Devida atenção ao prazo: claro que parte do sucesso de um projeto é medida pelo

cumprimento dos prazos, mas mais importante do que cumprir prazo é atender ao escopo e

objetivos do projeto. É frequente encontrarmos projetos em conclusão com um frenesi na

hora de concluí-lo, com foco exclusivamente no prazo. É aquela hora quando como observamos

em uma obra que o pessoal começa a “correr” e sacrificar a qualidade daquilo que será

entregue – “tudo bem se não ficou tão bom, o importante é que entregamos, e ficamos livres

das multas por atraso…”. Neste quesito, também identificamos o sacrifício da etapa de testes.

Aprovamos o go live, pois com o prazo “estourado” os testes já não são tão necessários… ledo

engano.

7. Engaje o pessoal da operação: este passo é particularmente importante quando uma força de trabalho

existente terá que fazer uma transição para um novo sistema. Podemos exemplificar com a

transição de um sistema de separação manual, com listas de separação impressas e tudo

mais para um sistema de separação por radiofrequência e sistema de gerenciamento de

armazém (WMS). Fatalmente o pessoal da operação reclamará que o processo ficou mais

confuso, demorado, e que o anterior era melhor… Quanto antes envolvermos este pessoal

e treinarmos esta mão de obra, melhor será!

8. Aprenda com o processo: o final do projeto é apenas o começo da operação.

Ajustes devem ser previstos e o aprendizado considerado. Faça uma revisão do projeto e considere

as lições aprendidas. Tenha em mente que em ambientes dinâmicos, implementações de

novos conceitos e tecnologias são cada vez mais frequentes.

L O G W E B

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